1C: Sənəd Dövriyyəsi 8

• Müxtəlif növ sənədlərin yaradılması və onlara asan çıxış

• Sənədlərin avtomatik kateqoriyalaşdırılması

• Sənədlərin etibarlı qorunması və arxivləşdirilməsi

• Müxtəlif hesabat alətləri ilə analitik baxışın mümkünlüyü

• Elektron imza və şifrələmə funksionallığı

Müqavilələrin uçotu, şirkətlər üçün kritik əhəmiyyət daşıyan bir sahədir. "1C: Sənədlərin İdarəedilməsi 8" vasitəsilə bu prosesi sadələşdirmək mümkündür. Sistemdə müqavilələr üzrə əsas mərhələlər:

• Müqavilənin ilkin hazırlanması
• Daxili və ya xarici təsdiqləmə
• Qarşı tərəfin imzası və qaytarılması
• Müqavilənin qüvvəyə minməsi
• Müqavilənin icrası
• Müqavilə sənədlərinə nəzarətin edilməsi
• Müqavilənin müddətinin bitməsi və ya ləğvi

Avtomatik bildirişlər sayəsində məsul şəxs qarşı tərəfin imzasını gecikdirdiyi təqdirdə məlumat alır. Həmçinin müqavilənin müddəti bitməyə yaxınlaşırsa, sistem xəbərdarlıq edir. Bu, növbəti addımları planlaşdırmağa kömək edir və müqavilənin vaxtında yenilənməsini təmin edir.

İş Proseslərinin Avtomatlaşdırılması

Daxil Olan və Çıxan Sənədlərin Uçotu

Sistem yalnız sənədlərin saxlanılması üçün nəzərdə tutulmur. Eyni zamanda biznesdə tez-tez qarşılaşılan iş proseslərinin avtomatlaşdırılmasına şərait yaradır. Bura daxildir:

• Sənədlərin hazırlanması və qaydaya salınması
• Sənədlərin nəzərdən keçirilməsi
• Təsdiqləmə və imzalama prosesləri
• İcra müddətlərinin izlənməsi
• Əlaqəli tapşırıqların təyin edilməsi

Bu funksionallıq sayəsində şirkətin əməkdaşları arasında əməkdaşlıq güclənir. Çünki hər kəs nə etməli olduğunu, hansı mərhələdə icraya başlamaq gərəkdiyini və tapşırıqları nə vaxta qədər bitirəcəyini dəqiq bilir. İcra prosesi tam şəffaf olur.

Şirkətə göndərilən və ya şirkətdən göndərilən bütün sənədlər həm strateji, həm də texniki cəhətdən vacibdir. Bəzən bu sənədlər tədarükçülər və müştərilərlə əlaqələrin açar nöqtəsini təşkil edir. Sistemdə aşağıdakı imkanlar mövcuddur:

• Giriş və çıxış sənədlərini uçotda asan görmək
• Sənədləri göndərilən şəxsə və göndərən ünvana görə qruplaşdırmaq
• Sürətli filtrlərlə nəticələri daraltmaq
• Zəruri halda sənədləri çap etmək və ya elektron poçtla paylaşmaq

Rəhbərlər və ya məsul şəxslər bu siyahını mütəmadi yoxlayaraq gözlənilən müddətləri izləyə bilərlər. İcra üçün məhdud zaman çərçivələri olduqda sistem xatırlatma göndərir. Bu, vaxtında cavab vermək və formal prosedurları tamamlamaq üçün çox əhəmiyyətlidir.

Müxtəlif növ sənədlər (müqavilə, akt, hesab-faktura və s.) olduqda, hər dəfə eyni detalları yenidən əlavə etmək vaxt itkisinə səbəb ola bilər. "1C: Sənədlərin İdarəedilməsi 8" ilə şablonlardan istifadə edərək formaları avtomatik olaraq doldurmaq mümkündür. Bu şablonlarda aşağıdakı sahələr yerləşə bilər:

• Sənədin başlığı
• Nömrəsi
• Müqavilənin tarixi
• Müqavilə predmetinin xülasəsi
• Müqavilənin son tarixi

Bu üsulla, işçilər sənədləri sürətlə yaradır. Düzgün strukturlu şablonlar isə məlumatın təhrif olunması və ya səhv yazılması ehtimalını minimuma endirir. Daxili konfigurasiya sayəsində müxtəlif formatlardan, məsələn MS Word və ya OpenOffice fayllarından istifadə etmək mümkündür. Sistemin qaydalarına görə sahələr konsruktor vasitəsilə doldurulur. Bu zaman sistem avtomatik olaraq şablondakı sahələrin uyğun rekvizitlər əsasında doldurulmasına şərait yaradır.

Layihə İdarəetməsi və Tapşırıqlar

İcra Nəzarəti və Sənədlərin Statusu

Şirkətlər təkcə sənədin idarə edilməsi ilə kifayətlənmir. Daha mürəkkəb təşkili tələb edən layihələr və çoxmərhələli işlər də mövcuddur. "1C: Sənədlərin İdarəedilməsi 8"-in layihə planlaşdırma aləti bu ehtiyacı ödəməyə kömək edir. Layihələr aşağıdakı komponentlərdən ibarət ola bilər:

• Hər bir mərhələni təmsil edən tapşırıqlar
• Tapşırıqların icra tarixləri
• Məsul şəxslər
• Resursların qeydiyyatı və izlənməsi

Layihə planı Gantt diaqramı ilə əks oluna bilər. Bu diaqram sayəsində hər bir tapşırığın nə vaxt başlayacağını və başqa tapşırıqlarla necə əlaqəli olduğunu asan izləmək mümkündür. İcrada olan tapşırıqları vaxtında yerinə yetirmək layihənin bütövlükdə uğur qazanmasına təsir edir.

Sistem daxilində sənədlərin statusu onların hazırkı mərhələsini göstərir. Misal olaraq statuslar aşağıdakı kimi ola bilər:

• Razılaşdırma: (Razılaşdırmada, Razılaşdırıldı, Razılaşdırılmadı)
• Təsdiqləmə: (Təsdiqləmədə, Təsdiqləndi, Təsdiqlənmədi)
• Baxılma: (Baxılmada, Baxılıb)
• Qeydiyyat: (Layihə, Qeydiyyatda, Qeydiyyata alındı, Qeydiyyata alınmadı)
• İcra: (İcrada, İcrası başa çatıb)

Avtomatik proseslər sənədin müəyyən statusa keçməsinə səbəb olur. Məsələn, razılaşdırma prosesi başlayarkən sənəd “Razılaşdırmada” statusuna keçir. Tamamlama mərhələsində isə “Razılaşdırıldı” statusu alır. Bu mexanizm lazımsız qarışıqlığı aradan qaldırır və kimin hansı anda hansı vəzifəni icra etdiyini daha aydın formada göstərir.

Rəqəmsal mühitdə informasiya təhlükəsizliyi həmişə diqqət mərkəzindədir. Şirkətlər sənədlərini qorumaq və məxfi məlumatları sızmalardan hifz etmək istəyir. Bu məqsədlə "1C: Sənədlərin İdarəedilməsi 8" aşağıdakı elektron imza növlərini dəstəkləyir:

• Sadə elektron imza
• Gücləndirilmiş qeyri-kvalifikasiyalı elektron imza
• Gücləndirilmiş kvalifikasiyalı elektron imza

Elektron imzadan istifadə edən şəxs üçün sənədin bütövlüyü və müəllifliyi önəmlidir. Gücləndirilmiş və kvalifikasiyalı imzalar həm də faylın şifrələnməsi üçün tətbiq edilir. Bu məqsədlə MSECP, KryptoPro, ViPNet kimi proqramlar qoşula bilər. Bütün bu addımlar şirkətə elektron sənədləri həm imzalamağa, həm də məxfi məlumatı qorumağa imkan yaradır.

Hesabatlar və Analitika

Sənədlərin Skan Edilməsi və Ştrixkodlaşdırma

Platformanın tərkibində müxtəlif hesabat alətləri var. Bu hesabatlar müəyyən dövr ərzində şirkətin sənəd dövriyyəsinin vəziyyətini və tendensiyalarını göstərir. Məsələn:

• Şirkətin nə qədər yeni müqavilə bağladığını əks etdirən siyahı
• Müddəti yaxınlaşan müqavilələrin vəzifəli şəxslər üçün xatırladılması
• Qeyri-adi zəif dövrlərdə sənəd həcminin azalma və ya artım səbəblərini təhlil etməyə kömək edən analitik panel

Bu hesabatlardan strateji qərarlar qəbul etmək üçün istifadə olunur. Nəzarətçilər və rəhbərlər işin gedişindəki boşluqları görə bilirlər. Hansı sənədlərin tez-tez gecikdiyini, tapşırıqların hansı şöbədə daha çox vaxt aldığını müəyyənləşdirirlər. Bunun əsasında prosedurları təkmilləşdirmək mümkündür.

"1C: Sənədlərin İdarəedilməsi 8" fiziki sənədlərin elektron bazaya əlavə olunması prosesini də asanlaşdırır. Rəqəmsal nüsxələrin sistemə yüklənməsi bir neçə üsulla baş verir:

• Əllə skan etmə
• Kütləvi şəkildə və ya avtomatlaşdırılmış skan
• Ştrixkodun tanınması

Ştrixkodlar əsasında sənədlərin daha sürətli tanınması mümkündür. Məsələn, mütəxəssis müəyyən sənədə əlavə edilmiş ştrixkodu skan edir və platforma avtomatik olaraq həmin sənədi tapır. Bu üsul həm səmərəlidir, həm də səhv ehtimalını minimuma endirir. Eyni zamanda platforma sənədlərin çoxsaylı səhifələrini vahid PDF və ya TIFF formatında birləşdirməyə şərait yaradır.

Şirkətdə bəzi sənədlər illər keçdikcə arxivə göndərilir. Ancaq bu prosesdə sənədlər tamamilə silinmir, onlar sistemdə informasiya məqsədilə qalırlar. Arxiv saxlanması zamanı:

• Sistem avtomatik olaraq sənədi arxivə köçürür
• Arxiv siyahısı formalaşdırılır
• Arxivə köçürülmüş sənədlər barədə ehtiyac yaranarsa, axtarış aparmaq mümkün olur

Arxivləşdirmə sənədlərin çoxdakı saxlanma müddətlərini nizama salır. Müəyyən müddət ötdükdən sonra həmin sənədlərin kağız nüsxələrinin məhv edilməsi və ya əlavə tədbirlər görülməsi haqqında qərar qəbul edilir. Lakin "1C: Sənədlərin İdarəedilməsi 8" bazasında bu məlumatlar axtarış üçün əlçatan qalır.

  "1C: Sənəd Dövriyyəsi 8"-in Üstünlükləri

 Sənəd dövriyyəsinin tam avtomatlaşdırılması və optimallaşdırılması

 Hüquqi cəhətdən təhlükəsiz və etibarlı sənəd idarəçiliyi

 Elektron imzalar və təhlükəsizlik protokolları ilə sənəd qorunması

 Müqavilələrin idarə edilməsi və icrasına nəzarət sisteminin tətbiqi

 Layihələrin və tapşırıqların daha səmərəli idarə olunması

Ştrixkod və skanlama texnologiyalarından istifadə imkanı