Müəssisə Resurslarının Planlaşdırılması (ERP) sistemləri bütün dünya üzrə bir çox müəssisələrin öz proseslərini optimallaşdırmaq və tam nəzarəti təmin etmək, gəlirlərini artırmaq və bizneslərini inkişaf etdirmək üçün istifadə etdiyi əsas vasitə kimi seçilir. ERP-nin tətbiqi layihələri müəyyən investisiya büdcəsi və vaxt tələb edir. Bu cür mürəkkəb və baha başa gələn layihələr, proses boyu yarana biləcək bir çox problemlərə proaktiv şəkildə cavab verə biləcək geniş planlaşdırma tələb edir.
Bununla belə, bir çox ERP tətbiqi layihələri yanlış gözləntilər səbəbindən uğursuz olur və ya zəif işləyir. Müştərilər işlərində daha uğurlu nəticələr əldə etməyi hədəfləyərək başladıqları bu səyahətin tez başa çatmasını istəyirlər. Bununla birlikdə; Vaxt məsələsi düzgün planlaşdırılmadıqda, ERP tətbiqi layihəsi tez bir zamanda nəzarətdən çıxa bilər, daha uzun müddət çəkə və gözləniləndən daha aşağı nəticə verə bilər.
Buna görə də ERP planlaşdırmasında düzgün yanaşma və real məqsədlərin müəyyən edilməsi ümumi uğur üçün çox vacibdir. Bu yazıda biz ERP-dən gözlənilənlər və əldə edilə biləcək faktiki nəticələr arasındakı boşluğu necə səmərəli idarə edə biləcəyimiz barədə danışacağıq.
Problem
İlk növbədə, problemi dəqiq müəyyənləşdirmək və anlamaq lazımdır. Qısacası bunu deyə bilərik; ERP sistemlərinin tətbiqi layihələri, bir çox müştərilərin düşündüyünün əksinə, ümumi olaraq proqnozlaşdırıla bilən və ardıcıl proseslər deyil. Bir çox insanlar proqram layihələrini istehsal və ya evin təkmilləşdirilməsi prosesi kimi görürlər, burada büdcələr və resurslar aydın şəkildə müəyyən edilə bilinir və xüsusi addımlar izlənilir.
Bununla belə, proqram layihələri daha çox hazırlıq işləri tələb edir və düzgün gözləntilərin müəyyən edilməsi bu işin əsas elementidir. Layihələrin gözləniləndən daha uzun çəkməsinin bir çox səbəbi var. Məsələn, geniş funksiyalar dəsti yaxşı seçim olmaya bilər və layihənin başa çatması üçün dəqiq tarix vermək mümkün deyil. ERP sistemlərinin tətbiqi və biznes proseslərinin idarə olunması davam edən proseslərdir.
Buna görə də müştərilərin gözləntilərinin real olmasını təmin etmək vacibdir. Bəs bunun üçün hansı addımlar atılmalıdır?
Məqsədlərinizi Müəyyən edin
Təəccüblüdür ki, çox vaxt şirkətlər və idarəetmə komandaları nə tələb etməli olduqlarına dair dəqiq fikirə sahib olmurlar. Bu təhlükəlidir, çünki qeyri-müəyyən icra prosesində ideyalar daim dəyişəcək, bu da tez-tez əlavə xərclərə və gecikmiş son tarixlərə səbəb olur. Bununla belə, söz uçur, yazı qalır.
Digər problem böyük hədəflər qoymaq, “daha səmərəli biznesə çevrilmək”dir. kimi. Bu, həddindən artıq qeyri-müəyyən və iddialı olardı. Mövzunun başlığında qeyd etdiyimiz kimi, məqsədləri təyin etməkdən əvvəl, onları müəyyən etmək daha aydın bir yol üçün vacibdir.
Əvvəlcə qarşınıza hədəf qoyun və sonra onu planlaşdırılması, hesablanması və ölçülməsi daha asan olan bir neçə alt mərhələyə bölün. Hər bir mərhələ başa çatdıqda nəticə bir az da yaxınlaşır. Atılan hər bir addım layihədə iştirak edənlərə növbəti addımın nə gətirəcəyini daha yaxşı başa düşməyə kömək edir.
Real gözləntilər yaradın
Ağıllı məqsədlər qoyaraq, gözləntilərə dolayı təsir göstərə və ya birbaşa onların üzərində işləyə bilərsiniz. Yalnız məhsulun əsas funksiyalarını qiymətləndirərək gözləntiləri şüurlu şəkildə azalda bilərsiniz. Bu taktika heyrətləndirici dərəcədə təsirlidir.
Məsələn, Bolqarıstandan olan 1Ci biznes partnyoru DAVID Holdings Inc. şirkəti Bolqarıstan hava limanlarında ERP sistemi üzərində işləyərkən analoji strategiya həyata keçirib. Şirkət bu sistemə müvəqqəti həll yolu kimi baxırdı. O, əvvəlcə onu tez və məhdud funksionallıqla istifadə etməyə, sonra isə başqa məhsula keçməyi planlaşdırırdı. Bu, 12 il əvvəl idi. Müştəri hələ də 1C:ERP-ni istifadə edir, çünki idarəetmə sistemi yerli qanunvericiliyə uyğun işləyən bütün lazımi funksiyalara sahibdir. Rəhbərlik başqa bir sistemə keçməyi vaxt və resurslar itkisi hesab edir.
Müqayisə edin
Bazarda məhsullarının çox tez həyata keçirilə biləcəyini iddia edən bir çox biznes avtomatlaşdırma təmin edən firma var. Amma reallıqda tam funksional həyata keçirilməsi aylar çəkir. Buna görə də, əgər siz müəyyən bir ERP sisteminin tərtibatçılarından belə optimist təxminlər eşitmisinizsə, layihənin istismara verilməsi sürətini bu qədər qısa müddətdə təqdim olunan funksionallıqla müqayisə etmək yaxşı olardı. Vaxt və həll edilə bilən iş tapşırıqları arasında əlaqə qurulduqdan sonra son tarixləri əsaslandırmaq daha asan olacaq.
Plan hazırlayın və layihənin nəticələrini müəyyənləşdirin
Layihə məqsədlərini və minimum real gözləntiləri müəyyən etdikdən sonra hərtərəfli plan hazırlamağın vaxtı gəldi. Əsas ideya müştərinin layihənin hər mərhələsində nə baş verəcəyini, hansı işin nə qədər vaxt aparacağını və nə qədər resurs tələb edəcəyini başa düşməsinə əmin olmaqdır.
Bu addımlar bütün tərəflərlə müzakirə edilməlidir ki, planda iştirak edən hər kəs, şöbələr və işçilər üçün bütün vacib məsələləri əhatə etdiyinə əmin olasınız. Yəni, icra layihəsinin hər bir addımı üçün dəqiq nəticələr hamı tərəfindən yaxşı başa düşülən şəkildə müəyyən edilməlidir.
Hansı şöbənin hansı xüsusiyyətləri olacaq? İşçilərin təlimi necə olacaq? Proqram təminatından nə vaxt istifadə etməyə başlayacaqlar? Gələcək miqyasla bağlı bəzi məlumatlarla yanaşı, bu suallara aydın cavab verilməsi düzgün gözləntiləri təyin etməyə kömək edəcək.
Layihə üçün xüsusi bir komanda yaradın
Əgər düzgün komanda yoxdursa, ERP tətbiqi kimi mürəkkəb layihələr yarı yolda qalacaq. Siz əsas önəmli tərəfləri, sistemdən istifadə edəcək şəxsləri, satış şirkətinin nümayəndələrini və ya layihəni həyata keçirəcək biznes tərəfdaşlarını daxil etməlisiniz. Yeni iştirakçıların ilkin baxışa uyğun olmayan yeni ideyalar gətirə biləcəyini nəzərə alsaq, komanda üzvləri layihə boyu dəyişməsə, bu, işləri xeyli asanlaşdıracaq. Əks təqdirdə, vaxt və pul itkisi qaçılmaz olacaq.
Komandadakı insanlar da layihənin həyata keçiriləcəyi bütün departamentləri və biznes bölmələrini nəzərə alaraq inklüziv məsuliyyət hissi ilə işləməlidirlər. Yalnız bu yolla müvəffəqiyyətə aparan ən təsirli yol müəyyən edilə bilər.
Son olaraq
Düzgün gözləntilərin yaradılması ERP tətbiqi layihələrinin ümumi uğuruna təsir edən ən mühüm amildir. Birinci mərhələdə əsas məqsəd ERP-nin həyata keçirilməsində iştirak edən bütün tərəflərin layihə haqqında ümumi anlayışa malik olmasını təmin etməkdir. Fərdi biznes idarəetmə proqramının hazırlanması ev tikməkdən tamamilə fərqlidir və işə başlamazdan əvvəl çoxlu hazırlıq tələb olunur.
Ağıllı məqsədlər müəyyənləşdirməli və onları real şəkildə formalaşdırdığınız gözləntilərlə uyğunlaşdırmalısınız. Ən yaxşısı müxtəlif məhsulları müqayisə etməkdir, ona görə də qısa müddət ərzində çoxlu uğur vəd edən proqram təminatı şirkətlərinin mükəmməl nəticələr verə bilməyəcəyini görmək asandır. Növbəti addımlarda plan hazırlanır və layihənin nəticələri müəyyən edilir.
Nəhayət, layihənin idarə edilməsi komandası düzgün formalaşdırılmalı və məhsuldan istifadə edən və cari iş proseslərini başa düşən məsuliyyətli insanlardan ibarət olmalıdır. Belə bir komandanız olduqda və tərəflərin suallarına cavab ala biləcəyi, məlumatların açıq və aydın şəkildə paylaşıldığı bir mühit yaratsanız, uğurlu layihəni həyata keçirmək şansınız artacaq.