1С: Управление Документооборотом 8

• Создание различных типов документов и легкий доступ к ним 

• Автоматическая категоризация документов 

• Надежная защита и архивирование документов 

• Возможности аналитического обзора с помощью различных отчетных инструментов 

• Электронная подпись и шифрование 

Учет договоров — это критически важная область для компаний. С помощью 1С: Управление Документооборотом 8 этот процесс можно упростить. Основные этапы работы с договорами в системе:

• Первоначальная подготовка договора
• Внутреннее или внешнее утверждение
• Подписание контрагентом и возврат
• Вступление договора в силу
• Исполнение договора
• Контроль за договорами
• Завершение или отмена договора

Благодаря автоматическим уведомлениям ответственный человек получает информацию, если контрагент задерживает подписание. Также, если срок действия договора приближается к завершению, система предупреждает об этом. Это помогает планировать следующие шаги и обеспечивает своевременное обновление договора.

Автоматизация рабочих процессов

Учет входящих и исходящих документов

1С: Управление Документооборотом 8 не только предназначена для хранения документов, но и создает условия для автоматизации часто встречающихся бизнес-процессов. Это включает в себя:

• Подготовку и приведение в порядок документов
• Рассмотрение документов
• Процессы утверждения и подписания
• Отслеживание сроков исполнения
• Назначение связанных задач

С помощью этой функциональности усиливается сотрудничество среди сотрудников компании, так как каждый точно знает, что ему нужно делать, на каком этапе начать выполнение и к какому сроку нужно завершить задачу.

Все документы, отправленные в компанию или из компании, важны как с стратегической, так и с технической точки зрения. Иногда эти документы являются ключевыми для отношений с поставщиками и клиентами. В системе доступны следующие функции:

• Легкий просмотр учета входящих и исходящих документов
• Группировка документов по получателю и отправителю
• Узкие фильтры для сужения результатов
• Возможность печати или отправки документов по электронной почте

Руководители или ответственные лица могут регулярно проверять этот список, отслеживая ожидаемые сроки. Когда сроки исполнения ограничены, система отправляет напоминания. Это чрезвычайно важно для своевременного реагирования и завершения формальных процедур.

При наличии различных типов документов (договор, акт, счет-фактура и т.д.) повторное введение одинаковых данных может быть времязатратным. С 1С: Управление Документооборотом 8 можно использовать шаблоны для автоматического заполнения форм. В этих шаблонах могут быть такие поля, как:

• Название документа
• Номер
• Дата договора
• Краткое содержание договора
• Дата окончания договора

Таким образом, сотрудники быстро создают документы. Правильно структурированные шаблоны минимизируют вероятность искажения данных или ошибок при вводе. Благодаря внутренней настройке возможно использование различных форматов, таких как MS Word или OpenOffice файлы. В соответствии с правилами системы поля заполняются с помощью конструктора. При этом система автоматически заполняет поля шаблона в соответствии с соответствующими реквизитами.

Управление проектами и задачами

Контроль исполнения и статус документов

1С: Управление Документооборотом 8 включает инструмент для планирования проектов, что помогает организовать более сложные задачи, требующие многократного выполнения. Проекты могут состоять из:

• Задач, представляющих каждый этап
• Сроков выполнения задач
• Ответственных лиц
• Регистрации и отслеживания ресурсов

План проекта может быть отображен с помощью диаграммы Ганта. С помощью этой диаграммы легко отслеживать, когда начинается каждая задача и как она связана с другими задачами. Своевременное выполнение задач в процессе исполнения влияет на успешность проекта в целом.

В системе статус документов отображает их текущую стадию. Например, статусы могут быть следующими:

• Согласование: (На согласовании, Согласовано, Не согласовано)
• Утверждение: (На утверждении, Утверждено, Не утверждено)
• Рассмотрение: (На рассмотрении, Рассмотрено)
• Регистрация: (Проект, На регистрации, Зарегистрировано, Не зарегистрировано)
• Исполнение: (В исполнении, Исполнено)

Автоматические процессы приводят к изменению статуса документа. Например, когда начинается процесс согласования, документ получает статус "На согласовании". На этапе завершения документ получает статус "Согласовано". Этот механизм устраняет лишние путаницы и ясно показывает, кто и на каком этапе выполняет свою задачу.

Для обеспечения безопасности информации в цифровой среде 1С: Управление Документооборотом 8 поддерживает различные виды электронных подписей:

• Простая электронная подпись
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись
• Усиленная квалифицированная электронная подпись

Для пользователя, использующего электронную подпись, важны целостность документа и авторство. Усиленные и квалифицированные подписи также применяются для шифрования файла. Для этой цели могут быть использованы такие программы, как MSECP, KryptoPro, ViPNet. Все эти шаги позволяют компании подписывать электронные документы и защищать конфиденциальную информацию.

Отчеты и аналитика

Сканирование документов и штрихкодирование

В системе доступны различные инструменты отчетности, которые показывают состояние и тенденции документооборота компании за определенный период. Пример:

• Список новых договоров, заключенных компанией
• Напоминания о договорах, срок которых близок
• Аналитическая панель, которая помогает анализировать снижение или рост объема документов в нестандартные периоды

Эти отчеты используются для принятия стратегических решений. Контролеры и руководители могут увидеть пробелы в процессе работы. Они определяют, какие документы часто задерживаются, в каких отделах задачи занимают больше времени. На основе этих данных можно улучшить процедуры.

Процесс добавления физических документов в электронную базу упрощается. Загрузка цифровых копий документов возможна различными способами:

• Ручное сканирование
• Массовое или автоматизированное сканирование
• Распознавание штрихкодов

На основе штрихкодов возможно более быстрое распознавание документов. Например, специалист сканирует штрихкод, прикрепленный к документу, и платформа автоматически находит этот документ. Этот метод является эффективным и минимизирует вероятность ошибок. Кроме того, платформа позволяет объединять многочисленные страницы документов в единый формат PDF или TIFF.

В компании некоторые документы со временем отправляются в архив. Однако в процессе архивирования документы не удаляются полностью, они остаются в системе для информационных целей. При архивировании происходит следующее:

• Система автоматически переносит документ в архив
• Формируется список архивированных документов
• При необходимости можно выполнить поиск среди архивированных документов

Архивирование регулирует сроки хранения большинства документов. По истечении определенного времени принимается решение о уничтожении бумажных копий документов или о принятии дополнительных мер. Однако в базе 1С: Управление Документооборотом 8 эти данные остаются доступными для поиска.

  Преимущества 1С: Управление Документооборотом 8

 Полная автоматизация и оптимизация документооборота

 Юридически безопасное и надежное управление документами

 Защита документов с помощью электронной подписи и протоколов безопасности

 Контроль за управлением договорами и их выполнением

 Эффективное управление проектами и задачами

Использование технологий штрихкодов и сканирования